Они же вроде обязаны уведомлять RD о статусе, а те обновлЬь базу для МОТ. Зачем нужна ещё одна бумажка?

Может знают несовершенства своей системы и этакий входной контроль. Чтобы вам не пришлось возвращать документы каждый раз при невозможности найти информацию в положенный срок.